Elokuvakerho Montaasi ry:n tietosuojaseloste
Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laatimispäivämäärä 23.5.2018. Viimeisin muutos 8.6.2024.
Yleiset periaatteet
Elokuvakerho Montaasi ry (”kerho”) käsittelee jäsentensä henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:
- Jäsenrekisterin ylläpito
- Tapahtumiin ilmoittautuminen
- Kalustonvuokraus
Luvussa Jäsenrekisteri kuvattavia käytäntöjä noudatetaan myös muihin tarkoituksiin (luvut Tapahtumailmoittautumistietojen käsittely ja Kalustonvuokraustietojen käsittely) kerättävien henkilötietojen suhteen niiltä osin kuin kyseisissä luvuissa ei mainita siitä poikkeavia käytäntöjä.
Jäsenrekisteri
1. Rekisterinpitäjä
Elokuvakerho Montaasi ry (Montaasi)
PL 69
02151 Espoo
2. Rekisterin nimi
Elokuvakerho Montaasi ry:n jäsenrekisteri
3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Sihteeri Kauri Pälsi
montaasi<at>gmail.com
4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on jäsenyyssuhteen ylläpitoon perustuva rekisterinpitäjän oikeutettu etu (GDPR 6§/1f).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ edellyttämän jäsenrekisterin ylläpito sekä kerhon jäsenten yhteystietojen säilytys jäsenille suunnattua tiedottamista varten.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot:
- Täydellinen nimi
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Kotipaikkakunta
- Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan jäsenyys (kyllä/ei)
- Tieto viimeksi alkaneen jäsenkauden jäsenmaksun suorittamisesta (kyllä/ei)
Rekisterin tietojen säilytysajasta määrätään kohdassa 11 (Rekisterin tietojen säilytysaika).
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan kerhoon liittyviltä ja jo liittyneiltä jäseniltä kerhon tai yhteistyökumppanin verkkosivulla olevalla lomakkeella tai sähköpostitse kohdassa 3 mainitun osoitteen kautta.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta muille tahoille. Rekisterinpitäjä voi siirtää henkilötietoja kolmansille osapuolille (esim. yhteistyökumppanit, tietojensäilytyspalveluntarjoajat) osana tavanmukaista toimintaa. Rekisterinpitäjä varmistaa, että henkilötietojen siirto ja käsittely toteutetaan tietoturvallisesti ja asianmukaisin tietosuojasopimuksin.
Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Jos näin erityisestä syystä kuitenkin tehdään, siirto toteutetaan Euroopan komission antaman tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen mukaisesti.
8. Rekisterin suojauksen perusteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään sähköisessä muodossa luotettavan ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimilla sekä paikalliskopioina lukitussa tilassa. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin Montaasin vastuuhenkilöiden toimesta.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyllä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Henkilötietojen poistopyyntö jäsenrekisteristä katsotaan kerhosta eroamiseksi.
11. Rekisterin tietojen säilytysaika
Rekisterissä säilytetään vain niiden henkilöiden tietoja, jotka ovat Montaasin jäseniä. Kerhosta eronneiden tai erotettujen henkilöiden tiedot poistetaan rekisteristä kohtuullisen ajan kuluessa, viimeistään kuukauden päästä eroamisilmoituksesta tai erottamispäätöksestä. Mikäli jäsen jättää jäsenmaksunsa maksamatta, hänet katsotaan kerhon sääntöjen mukaan eronneeksi ja hänen tietonsa poistetaan rekisteristä kolmen kuukauden kuluttua edellisen jäsenkauden päättymisestä, ellei hän sitä ennen uusi jäsenmaksua.
Tapahtumailmoittautumistietojen käsittely
Yhteyshenkilö ilmoittautumistietoja koskevissa asioissa
Tapahtumailmoittautumistietojen yhteyshenkilönä toimii kerhon tapahtumalle asettama vastuuhenkilö. Vastuuhenkilön nimi sekä sähköpostiosoite löytyvät tapahtuman ilmoittautumisohjeista kerhon verkkosivulla.
Mikäli yhteyshenkilöä ei ole erikseen ilmoitettu, yhteyshenkilönä toimii kerhon sihteeri (montaasi<at>gmail.com).
Käsiteltävät tiedot
Tapahtumiin ilmoittautujilta kerätään seuraavat tiedot:
- Nimi
- Puhelinnumero
- Sähköposti
- Muu tapahtumakohtainen tieto
Säännönmukaiset tietolähteet
Tapahtuman yhteyshenkilö vastaanottaa tiedon ilmoittautumisesta sähköpostitse. Ilmoittautuminen voi ilmoittautujan nimen ohella sisältää tarvittaessa muita tapahtumakohtaisia tietoja, kuten poikkeavia osallistumisaikoja tai toiveita erityisruokavalioista. Ilmoittautuneiden yhteystiedot haetaan tarvittaessa jäsenrekisteristä tapahtumaan liittyvää yhteydenpitoa varten. Kerhon jäsenyyttä edellyttävien tapahtumien kohdalla jäsenyys tarkistetaan jäsenrekisteristä.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tapahtumaan ilmoittautuneiden tietoja voidaan luovuttaa tapahtuman tiedotuksessa mainituille yhteistyötahoille, mikäli tapahtuman järjestäminen sitä edellyttää. Luovutettavat tiedot sekä niiden vastaanottajat yksilöidään tällöin erikseen tapahtuman ilmoittautumisohjeissa.
Tietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Ilmoittautuneella henkilöllä on oikeus pyytää ilmoittautumisessa annettuja tietojaan tarkastettavaksi, korjattavaksi tai poistettavaksi. Pyynnöt tulee lähettää tapahtuman yhteyshenkilölle sähköpostitse. Yhteyshenkilö voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Yhteyshenkilö vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Ilmoittautumistietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään niin kauan, kunnes niitä ei enää tarvita tapahtuman järjestämiseen. Normaalin tapahtuman yhteydessä tiedot poistetaan kahden viikon sisällä tapahtuman päätyttyä. Kerhon järjestämät kurssit katsotaan päättyneiksi, kun kurssielokuva on esitetty ja siitä on toimitettu kopio osallistujille. Mikäli osaa tiedoista tarvitaan vielä tämän jälkeen esimerkiksi osallistumismaksujen perintään, tiedot poistetaan kahden viikon kuluessa niiden henkilöiden osalta, joiden kohdalla ne eivät enää ole tarpeen.
Kalustonvuokraustietojen käsittely
Yhteyshenkilö kalustonvuokrausta koskevissa asioissa
Kalustonhoitaja Valtteri Arhola
montaasi-kalusto<at>list.ayy.fi
Käsiteltävät tiedot
Kaluston vuokraajilta kerätään seuraavat tiedot:
- Nimi
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Vuokrattava kalusto ja sen luovutus- ja palautuspäivät
- Vuokramaksun maksutapa (tilisiirto/käteinen)
Kaluston vuokraajaa voidaan tarvittaessa pyytää todistamaan henkilöllisyytensä.
Säännönmukaiset tietolähteet
Käsiteltävät tiedot saadaan vuokraajalta kirjallisen vuokrasopimuksen avulla.
Tiedon suojauksen perusteet
Kalustonvuokraustietoja säilytetään paperisilla vuokrasopimuslomakkeilla sekä seurantalistoilla. Kumpaakin säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain Montaasin vastuuhenkilöillä.
Vuokraustietojen säilytysaika
Kalustonvuokraustietoja säilytetään seuraavan kalenterivuoden loppuun saakka, minkä jälkeen tiedot hävitetään kuukauden aikana vuoden vaihtumisesta.