Elokuvakerho Montaasi ry:n tietosuojaseloste

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laatimispäivämäärä 23.5.2018. Viimeisin muutos 15.8.2025.

Yleiset periaatteet

Elokuvakerho Montaasi ry (”kerho”) käsittelee jäsentensä henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:

Jäsenrekisterin ylläpito
Tapahtumiin ilmoittautuminen
Kalustonvuokraus

Luvussa Jäsenrekisteri kuvattavia käytäntöjä noudatetaan myös muihin tarkoituksiin (luvut Tapahtumailmoittautumistietojen käsittely ja Kalustonvuokraustietojen käsittely) kerättävien henkilötietojen suhteen niiltä osin kuin kyseisissä luvuissa ei mainita siitä poikkeavia käytäntöjä.

Jäsenrekisteri

1. Rekisterinpitäjä

Elokuvakerho Montaasi ry (Montaasi)
PL 69
02151 Espoo

2. Rekisterin nimi

Elokuvakerho Montaasi ry:n jäsenrekisteri

3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Sihteeri Emmi Vieira
montaasi<at>gmail.com

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on jäsenyyssuhteen ylläpitoon perustuva rekisterinpitäjän oikeutettu etu (GDPR 6§/1f).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ edellyttämän jäsenrekisterin ylläpito sekä kerhon jäsenten yhteystietojen säilytys jäsenille suunnattua tiedottamista varten.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot:

Täydellinen nimi
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Kotipaikkakunta
Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan jäsenyys (kyllä/ei)
Tieto viimeksi alkaneen jäsenkauden jäsenmaksun suorittamisesta (kyllä/ei)

Rekisterin tietojen säilytysajasta määrätään kohdassa 11 (Rekisterin tietojen säilytysaika).

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan kerhoon liittyviltä ja jo liittyneiltä jäseniltä kerhon tai yhteistyökumppanin verkkosivulla olevalla lomakkeella tai sähköpostitse kohdassa 3 mainitun osoitteen kautta.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta muille tahoille. Rekisterinpitäjä voi siirtää henkilötietoja kolmansille osapuolille (esim. yhteistyökumppanit, tietojensäilytyspalveluntarjoajat) osana tavanmukaista toimintaa. Rekisterinpitäjä varmistaa, että henkilötietojen siirto ja käsittely toteutetaan tietoturvallisesti ja asianmukaisin tietosuojasopimuksin.

Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Jos näin erityisestä syystä kuitenkin tehdään, siirto toteutetaan Euroopan komission antaman tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen mukaisesti.

8. Rekisterin suojauksen perusteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään sähköisessä muodossa luotettavan ja EU:n tietosuojalainsäädäntöä noudattavan kolmannen osapuolen internet-palvelimilla sekä paikalliskopioina lukitussa tilassa. Tiedot eivät ole luettavissa muiden kuin Montaasin vastuuhenkilöiden toimesta.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyllä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Henkilötietojen poistopyyntö jäsenrekisteristä katsotaan kerhosta eroamiseksi.

11. Rekisterin tietojen säilytysaika

Rekisterissä säilytetään vain niiden henkilöiden tietoja, jotka ovat Montaasin jäseniä. Kerhosta eronneiden tai erotettujen henkilöiden tiedot poistetaan rekisteristä kohtuullisen ajan kuluessa, viimeistään kuukauden päästä eroamisilmoituksesta tai erottamispäätöksestä. Mikäli jäsen jättää jäsenmaksunsa maksamatta, hänet katsotaan kerhon sääntöjen mukaan eronneeksi ja hänen tietonsa poistetaan rekisteristä kolmen kuukauden kuluttua edellisen jäsenkauden päättymisestä, ellei hän sitä ennen uusi jäsenmaksua.

Tapahtumailmoittautumistietojen käsittely

Yhteyshenkilö ilmoittautumistietoja koskevissa asioissa

Tapahtumailmoittautumistietojen yhteyshenkilönä toimii kerhon tapahtumalle asettama vastuuhenkilö. Vastuuhenkilön nimi sekä sähköpostiosoite löytyvät tapahtuman ilmoittautumisohjeista kerhon verkkosivulla.

Mikäli yhteyshenkilöä ei ole erikseen ilmoitettu, yhteyshenkilönä toimii kerhon sihteeri (montaasi<at>gmail.com).

Käsiteltävät tiedot

Tapahtumiin ilmoittautujilta kerätään seuraavat tiedot:

Nimi
Puhelinnumero
Sähköposti
Muu tapahtumakohtainen tieto

Säännönmukaiset tietolähteet

Tapahtuman yhteyshenkilö vastaanottaa tiedon ilmoittautumisesta sähköpostitse. Ilmoittautuminen voi ilmoittautujan nimen ohella sisältää tarvittaessa muita tapahtumakohtaisia tietoja, kuten poikkeavia osallistumisaikoja tai toiveita erityisruokavalioista. Ilmoittautuneiden yhteystiedot haetaan tarvittaessa jäsenrekisteristä tapahtumaan liittyvää yhteydenpitoa varten. Kerhon jäsenyyttä edellyttävien tapahtumien kohdalla jäsenyys tarkistetaan jäsenrekisteristä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tapahtumaan ilmoittautuneiden tietoja voidaan luovuttaa tapahtuman tiedotuksessa mainituille yhteistyötahoille, mikäli tapahtuman järjestäminen sitä edellyttää. Luovutettavat tiedot sekä niiden vastaanottajat yksilöidään tällöin erikseen tapahtuman ilmoittautumisohjeissa.

Tietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Ilmoittautuneella henkilöllä on oikeus pyytää ilmoittautumisessa annettuja tietojaan tarkastettavaksi, korjattavaksi tai poistettavaksi. Pyynnöt tulee lähettää tapahtuman yhteyshenkilölle sähköpostitse. Yhteyshenkilö voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Yhteyshenkilö vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Ilmoittautumistietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään niin kauan, kunnes niitä ei enää tarvita tapahtuman järjestämiseen. Normaalin tapahtuman yhteydessä tiedot poistetaan kahden viikon sisällä tapahtuman päätyttyä. Kerhon järjestämät kurssit katsotaan päättyneiksi, kun kurssielokuva on esitetty ja siitä on toimitettu kopio osallistujille. Mikäli osaa tiedoista tarvitaan vielä tämän jälkeen esimerkiksi osallistumismaksujen perintään, tiedot poistetaan kahden viikon kuluessa niiden henkilöiden osalta, joiden kohdalla ne eivät enää ole tarpeen.

Kalustonvuokraustietojen käsittely

Yhteyshenkilö kalustonvuokrausta koskevissa asioissa

Kalustonhoitaja Kauri Pälsi
kalusto<at>montaasi-ry.fi

Käsiteltävät tiedot

Kaluston vuokraajilta kerätään seuraavat tiedot:

Nimi
Sähköpostiosoite
Puhelinnumero
Vuokrattava kalusto ja sen luovutus- ja palautuspäivät
Vuokramaksun maksutapa (tilisiirto/käteinen)

Kaluston vuokraajaa voidaan tarvittaessa pyytää todistamaan henkilöllisyytensä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Käsiteltävät tiedot saadaan vuokraajalta kirjallisen vuokrasopimuksen avulla.

Tiedon suojauksen perusteet

Kalustonvuokraustietoja säilytetään paperisilla vuokrasopimuslomakkeilla sekä seurantalistoilla. Kumpaakin säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain Montaasin vastuuhenkilöillä.

Vuokraustietojen säilytysaika

Kalustonvuokraustietoja säilytetään seuraavan kalenterivuoden loppuun saakka, minkä jälkeen tiedot hävitetään kuukauden aikana vuoden vaihtumisesta.

Film Club Montaasi's Rules for Equipment Rentals

Updated 22.1.2009 (English translation updated in 2025; in case of discrepancy, the Finnish text applies)

General terms

The rental of equipment requires membership in Montaasi. The lessee rents equipment from Montaasi in accordance with these rules. A binding agreement for the rental of equipment between the parties is created when Montaasi accepts the reservation, and it is confirmed in writing when picking up the equipment. Montaasi may, at its discretion, choose not to rent the equipment (i.e. not accept the reservation). The membership fee for the current membership term and the rental price for the agreed rental period must be paid to Montaasi's account when picking up the equipment. The lessee must present a receipt for the payment transaction. Alternatively, the rental price can be paid in cash when picking up the equipment. The lessee must prove their identity when picking up the equipment, if requested.

Rental price

The equipment has a daily rental fee according to a separate price list. The rental fee is paid for the day of rental and for each subsequent day (a day begins at midnight, 00:00). Rentals of less than 24 hours will be charged as one-day rentals. The rent is paid for the agreed rental period. If the lessee returns the equipment early, Montaasi will not refund the rent for the remaining rental period.

Rental period

Equipment can be reserved for a maximum of seven (7) consecutive days at a time. Longer, continuous reservations will be processed separately by Montaasi's board. After the equipment has been rented, the equipment manager may grant an extension of the rental period for a maximum of seven (7) days at a time, if there are no other reservations. However, extending the rental period to more than 14 days from the start date requires the board's approval. If the return is delayed beyond the agreed time, the lessee must pay double the daily rental price as a late fee for each day that exceeds the rental period. In addition, Montaasi may cancel the lessee's rental right.

Cancelling the reservation

If the lessee cancels the reservation before picking up the equipment, the lessee must pay half of the rent for the cancelled rental period. Montaasi may, for compelling reasons (e.g. equipment breakage), cancel the reservation before the equipment is picked up. In this case, the lessee will be refunded the rent for the cancelled rental period. Montaasi is not obliged to compensate the lessee for any damages or costs resulting from the cancellation of the reservation.

Equipment inspection

The equipment is rented without a separate guarantee of functionality. The lessee must inspect the functionality of the rented equipment at the start of the reservation. If a defect or deficiency is discovered in the equipment, the reservation can be cancelled without costs to the lessee.

Use and maintenance of the equipment

The lessee undertakes to use and store the equipment carefully and appropriately. The equipment may not be handed over to a third party without permission from Montaasi. The lessee may not make any modifications or repairs to the equipment without separate permission from Montaasi. The equipment may not be transported from Finland without separate permission from Montaasi.

Damage and defects

The lessee must notify Montaasi of all defects that arise and damages that occur in the equipment during the rental period. If the lessee has caused damage to the equipment, the lessee must return the damaged equipment as soon as possible and reimburse Montaasi for the repair costs. If the equipment or part of it is destroyed, lost or, for some other reason, cannot be repaired or returned to Montaasi, the lessee must reimburse the costs of acquiring new, similar equipment. If a defect occurs in the equipment during the rental period that is not due to the activities for which the lessee is responsible, the lessee will be reimbursed for the rent for the unused rental period. Montaasi is not obliged to compensate the lessee for any damages or costs caused by defects or deficiencies in the equipment.